Les présentes Conditions générales définissent les conditions dans lesquelles les prestations sont fournies par Coinpliance SRL, ainsi que ses représentants et son personnel (ci-après « CP »), ayant son siège social à 5100 Namur, Chaussée de Liège (JB) 624, inscrite à la BCE (Banque-Carrefour des Entreprises) sous le numéro 0782.676.271.

Champ d'application

Les présentes Conditions générales (ci-après « CG ») établissent un accord juridiquement contraignant entre Coinpliance (ci-après « CP ») et ses clients (ci-après « Client »), fixant les termes et conditions régissant leur relation. Les CG, ainsi que tout contrat, lettre de mission et/ou offre émis par CP (ci-après collectivement dénommés « Contrat »), constituent l'intégralité de l'accord entre CP et le Client, remplaçant toutes les négociations, ententes ou accords antérieurs ou contemporains, écrits ou oraux, entre les parties relatifs à l'objet du Contrat.

Les CG et le Contrat définiront les droits, obligations et responsabilités respectifs de CP et du Client en relation avec les services fournis par CP au Client. En acceptant le Contrat, le Client reconnaît et accepte d'être lié par les CG.

Le Client ne s'appuiera sur aucun autre document, y compris ses propres termes et conditions, en relation avec les services fournis par CP. Tout écart par rapport aux CG ou au Contrat doit être expressément approuvé par écrit par CP. En l'absence d'une telle approbation écrite, les CG et le Contrat s'appliqueront à toutes les questions découlant de ou liées aux services fournis par CP.

Offre

Toutes les offres faites par CP au Client sont valables pour une période de trente (30) jours calendaires, sauf indication contraire dans l'offre. L'offre n'engage pas CP de plein droit et est soumise à l'acceptation expresse du Client sans aucune modification ni condition. Si le Client demande des modifications ou des conditions à l'offre, l'offre sera considérée comme nulle et non avenue et ne liera pas CP à moins et jusqu'à ce que les parties aient accepté les modifications par écrit.

Tous les tarifs et forfaits inclus dans l'offre font l'objet d'une indexation annuelle d'un commun accord entre les Parties. L'indexation sera basée sur l'indice des prix à la consommation, à moins que les Parties n'en conviennent autrement par écrit. En cas de litige concernant l'indexation, les Parties conviennent de résoudre ce litige conformément aux dispositions de résolution des litiges énoncées dans les présentes CG.

CP se réserve le droit de modifier ou de retirer toute offre à tout moment avant l'acceptation de cette offre par le Client, sans responsabilité envers le Client.

Facturation

Les factures de CP seront payables en totalité dans les quinze (15) jours ouvrables après réception, sauf indication contraire dans le Contrat. Sauf convention contraire expresse, les factures sont émises en euros et hors TVA.

En cas de non-paiement à l’échéance, des intérêts de retard s’appliqueront de plein droit et sans mise en demeure préalable, au taux d’intérêt légal. De plus, CP aura le droit de facturer au Client une pénalité de 10 % du montant de la facture, avec un montant minimal de 100 € par facture, automatiquement et sans préavis.

Le non-paiement des acomptes et/ou des factures autorise CP, dans les limites définies par la loi, à suspendre ses services et activités et à retenir ses rapports, sans aucune indemnisation pour le Client et sans préjudice du droit de CP de demander réparation pour tout préjudice subi. Dans de tels cas, les acomptes versés par le Client resteront acquis.

Tout litige concernant l'objet ou le montant d'une facture doit être notifié à CP par lettre recommandée dans les huit (8) jours calendaires suivant la réception de la facture ; à défaut, le litige sera jugé irrecevable. Si CP accepte la contestation du Client, le montant de la facture sera ajusté en conséquence et le paiement sera dû dans les quinze (15) jours ouvrables après la date d'acceptation. Si le litige ne peut être résolu à l'amiable, les parties soumettront le litige au tribunal compétent comme prévu au Contrat.

Limitation de responsabilité

CP s'engage à fournir des services avec le soin nécessaire et dans le respect des normes de l'industrie et des dispositions légales pertinentes. Tout en fournissant des services dans le cadre du Contrat, CP est tenue à une obligation de diligence plutôt qu'à une obligation de résultat.

Le Client reconnaît et accepte que la responsabilité de CP, en relation avec toute réclamation, dépense ou responsabilité découlant du Contrat, ne dépassera pas le montant total des factures payées par le Client à CP, sauf dans le cas de sanctions réglementaires résultant d'une mauvaise interprétation par CP ou d'une mauvaise mise en œuvre du cadre réglementaire.

En aucun cas, CP ne pourra être tenue responsable des dommages consécutifs, accessoires, punitifs ou exemplaires, y compris la perte de profits, de clientèle, d'opportunités commerciales, d'économies, de données ou d'autres dommages similaires, découlant de ou en relation avec le Contrat, sauf lorsque ces dommages sont une conséquence directe de sanctions réglementaires résultant d'une mauvaise interprétation par CP ou d'une mauvaise mise en œuvre du cadre réglementaire.

Le Client indemnisera et dégagera CP de toute responsabilité en cas de réclamation, de responsabilité ou de coûts résultant de la violation par le Client du Contrat.

Cette limitation de responsabilité s'applique à tous les cas prévus par la loi, par le Contrat et par les principes de responsabilité délictuelle, sauf en cas de fraude ou de négligence grave.

Force majeure

CP ne sera pas tenue responsable de tout retard ou défaut d'exécution causé par des circonstances ou des événements échappant à son contrôle raisonnable (« Événement de force majeure »). Ces événements comprennent, sans toutefois s'y limiter :

Actes ou omissions du Client ou son refus de coopérer dans le cadre du Contrat (y compris, mais sans s'y limiter, ceux de ses entités, des membres du personnel sous son contrôle, des dirigeants, des administrateurs, des employés et des agents) ;

Actes, omissions ou manque de coopération de tout tiers autre qu'un sous-traitant tiers travaillant sous la responsabilité de CP ;

Catastrophes naturelles, incendies ou autres événements extraordinaires ;

Grèves ou conflits internes ;

Guerres, troubles civils ou autres actes de violence ;

Lois, décrets ou exigences imposées par les organismes gouvernementaux ou les autorités nationales.

En cas d'Événement de force majeure, CP informera rapidement le Client par écrit de la nature, de l'étendue et de la durée probable de l'événement. CP doit déployer des efforts commercialement raisonnables pour atténuer l'impact de l'Événement de force majeure, reprendre l'exécution dès que raisonnablement possible et tenir le Client informé de ses progrès.

Confidentialité

CP doit maintenir la confidentialité de toutes les informations sensibles ou confidentielles concernant le Client qui entrent en sa possession pendant l'exécution du Contrat. CP ne divulguera aucune information de ce type à un tiers sans le consentement écrit préalable du Client, sauf :

lorsque cela est requis par la loi, la réglementation, une décision de justice, une procédure administrative ou conformément aux normes professionnelles applicables ;

dans le cadre de tout litige survenant entre les parties ; ou

si cette information :

est devenue accessible au public, autrement que par une violation de cette clause par CP ;

est divulguée par le Client à un tiers sans imposer les obligations de confidentialité énoncées dans les présentes ;

devient accessible à CP sur une base non confidentielle auprès d'une source tierce, à condition que CP pense raisonnablement pouvoir divulguer les informations sans violer ses obligations envers le Client ;

était connue de CP avant sa divulgation par le Client et n'est soumise à aucune obligation de confidentialité existante envers le Client ; ou

est développée indépendamment par CP sans référence aux informations confidentielles du Client.

Traitement des données

Conformément au Règlement général sur la protection des données (RGPD), le Client accepte que CP puisse traiter les données personnelles des représentants, employés et administrateurs du Client dans la mesure nécessaire à la fourniture des services, au respect des exigences réglementaires, à la gestion des risques et au contrôle qualité, et à diverses fins commerciales (telles que la gestion des relations clients et des comptes), à condition que les personnes concernées n'aient pas exercé leur droit d'opposition.

Conservation et destruction des documents de travail

Une fois les services terminés, CP conservera tous les documents et fichiers liés aux services, comme l'exigent les lois et réglementations applicables pour le type de services spécifié dans la Lettre de mission.

À l'issue de la période de conservation, et sauf accord écrit contraire, CP pourra disposer des documents et fichiers sans obligation de notification préalable au Client.

Il est conseillé au Client de ne pas soumettre de documents originaux à CP, sauf demande expresse de le faire. CP recommande de fournir des copies, des numérisations ou d'autres versions électroniques des documents pour éviter toute perte ou dommage potentiel aux originaux.

Modifications de l'étendue des services

Si le Client modifie substantiellement l'étendue des services confiés à CP ou si la charge de travail des services dépasse ce qui aurait pu être raisonnablement prévu au moment de la conclusion du Contrat, CP se réserve le droit de répondre de l'une des manières suivantes :

Refuser le changement et, le cas échéant, résilier le Contrat sans aucune responsabilité en matière d'indemnisation.

Ajuster le prix de ses prestations en fonction des travaux supplémentaires, sous réserve de l'accord du Client.

En cas de résiliation ou d'ajustement du Contrat, CP ne sera tenue responsable d'aucune indemnisation en raison de modifications dans l'étendue des services ou d'une augmentation de la charge de travail.

Cession et délégation

Le Client ne doit pas céder, transférer ou déléguer les droits et obligations découlant des CG ou du Contrat sans obtenir le consentement écrit préalable de CP.

Le Client reconnaît et accepte que CP puisse céder ou sous-traiter ses droits et obligations en vertu des CG et/ou du Contrat, sous réserve de l'approbation préalable du Client.

Transfert de données électroniques

Lors de la fourniture des services, les parties peuvent communiquer par voie électronique. Cependant, la sécurité de ces moyens de communication ne peut être garantie, car ils peuvent être sujets à des risques tels que virus, erreurs, interception de données, falsification, perte, destruction, retards ou données rendues inutilisables. Les parties reconnaissent et acceptent ces risques et autorisent l'utilisation de la communication électronique.

Chaque partie est responsable de la protection de ses propres systèmes et intérêts en matière de communication électronique. Aucune des parties ne pourra être tenue responsable, de quelque manière que ce soit, que ce soit sur une base contractuelle, pénale (y compris la négligence) ou autre, de toute perte, erreur ou omission causée par ou liée à l'utilisation de la communication électronique entre les parties.

Droits de propriété intellectuelle

Les deux parties conservent tous les droits d'auteur et autres droits de propriété intellectuelle sur leurs rapports, livrables, opinions écrites, documents de travail, fichiers et autres documents respectifs fournis à l'autre partie dans le cadre de la mission, y compris les documents et fichiers au format électronique.

Chaque partie doit respecter et protéger les droits de propriété intellectuelle de l'autre partie et ne doit pas enfreindre, copier, reproduire, distribuer ou utiliser de toute autre manière la propriété intellectuelle de l'autre partie sans le consentement écrit préalable, sauf dans la mesure nécessaire pour remplir les obligations en vertu du présent Contrat.

Suspension, durée et résiliation

Sauf indication contraire, les Contrats seront en vigueur pour une durée indéterminée.

Les parties peuvent décider de résilier ou de suspendre le Contrat dans les circonstances suivantes, à condition qu'elles y soient autorisées par la loi ou les réglementations applicables du secteur :

Par consentement mutuel ;

Résiliation pour inexécution : chaque partie peut résilier le Contrat, sous réserve d'une notification écrite et avec effet immédiat, si l'autre partie commet une violation d'une disposition importante du Contrat, lorsque cette violation ne peut être corrigée ou, si elle peut être corrigée, si elle ne l'a pas fait dans les trente (30) jours suivant la réception d'une demande écrite de réparation (ou si la violation ne peut être corrigée dans ce délai, si aucune mesure raisonnable n'a été prise dans un délai de trente (30) jours en vue de remédier à la rupture du Contrat) ;

En cas d'insolvabilité du Client (non-paiement à l'échéance, protêt, tout avis de saisie, toute demande de procédure de réorganisation judiciaire, suspension des paiements même officieuse, ouverture d'une procédure de redressement judiciaire, ou tout autre événement laissant croire à l'insolvabilité du Client), CP pourra résilier le Contrat à tout moment par notification écrite, sans mise en demeure préalable et sans indemnité. L'insolvabilité du Client entraînera également le paiement immédiat de toutes les factures non encore échues pour tout travail, quel qu'il soit.

Chaque partie peut suspendre le Contrat en adressant une notification écrite à l'autre partie lorsqu'il existe des motifs qui, à son avis raisonnable, ont un impact négatif ou significatif soit sur les règles de base selon lesquelles le Contrat a été conclu, soit sur l'exécution des engagements de la partie souhaitant suspendre le Contrat. Par ailleurs, CP aura le droit de suspendre le Contrat lorsqu'elle estime raisonnablement que l'exécution du Contrat, ou de toute partie de celui-ci, implique ou impliquerait une violation, dans quelque juridiction que ce soit, de toute règle légale, réglementaire ou contractuelle, sans que le Client puisse prétendre à une indemnisation.

Si des frais surviennent à la suite de la suspension ou du report du fait du Client, ceux-ci seront à la charge du Client. CP pourra, dans tous les cas, réclamer le paiement des honoraires et dépenses relatifs aux travaux déjà réalisés. Si une période de suspension dure plus de trente (30) jours, chaque partie peut résilier le Contrat avec effet immédiat en envoyant une notification écrite à l'autre partie.

Divisibilité

Si une disposition des CG ou du Contrat est jugée inapplicable ou invalide, en tout ou en partie, la disposition en question (ou, le cas échéant, la partie pertinente de cette disposition) sera considérée comme ne faisant plus partie des CG ou du Contrat. La validité et le caractère exécutoire des autres dispositions des CG ne seront en aucun cas affectés.

Dans le cas où une disposition serait jugée invalide ou inapplicable, les parties engageront immédiatement des négociations de bonne foi pour remplacer la disposition jugée invalide ou inapplicable, éventuellement avec effet rétroactif à compter de la date d'entrée en vigueur du Contrat, par une autre disposition valide et exécutoire dont les effets juridiques ressemblent étroitement à ceux de la disposition invalide ou inapplicable.

Loi applicable et juridiction

Les CG et le Contrat sont régis exclusivement par le droit belge.

Les parties s'efforceront de régler tout litige survenant dans le cadre de leur relation commerciale par des négociations amiables. Si un tel règlement amiable s'avère impossible, le litige sera soumis exclusivement au tribunal de l'entreprise francophone de Namur.

Cette révision vise à améliorer la clarté, la lisibilité et la robustesse. Veuillez toutefois noter qu’il ne s’agit pas d’un avis juridique. Pour des questions juridiques spécifiques, consultez un avocat qualifié.